ファイリング

書類の山がスッキリ!スグできる簡単整理術

書類を捜す時間はロスタイム!


机の上に書類や資料が山積みになってはいませんか。後で見よう、後で整理しようと、ちょっと仮置きしたつもりでも、そのまま放置しているとだんだん積みあがっていきます。いざ必要になって“あの書類はこの辺に置いたつもりだけど…”と、書類の山をアチコチひっくり返したり、探してもなかなか見つからない、なんてことはないでしょうか。これでは、仕事のロスタイムが増えて、能率が下がってしまいます。

そこで、ファイリングの方法と溜まった書類の捨て方を決めると、書類の管理システムができあがります。良いといわれるやり方を色々試した結果、長続きしている方法をご紹介したいと思います。ぜひ、ご参考になさってください。

■用意するのは、クリアファイルとA4封筒

書類を、スペースを取らずに取り出しやすく保管するには、“立てる収納”がお約束です。ここで活躍するのが、A4サイズのクリアファイルと封筒(角型2号)です。100円ショップで購入すると経済的です。机の上に置いてある書類を、案件毎に分けてクリアファイルへ入れていきます。クリアファイルは、厚みのあるパンフレットなどの保管には向かないため、ボリュームのある資料は、A4の封筒に入れていきます。


封筒は、上部を1.5cmほど切り落とすと、ファイルサイズになります。


クリアファイルと封筒には、インデックスを付けて、見出しを見れば一目で書類の中身が分かるようにしておきます。クリアファイルの見出しには、“きれいにはがせるタイプのラベル”を使うと便利です。封筒は、ラベルを貼らずにインデックスを手書きしてもOKです。

ファイリング

カテゴリーに分類


会議用書類、郵便、ファックス、伝票...etc、書類と言ってもいろいろなものがあります。

 まず、それらを分類するところから始めなければ、ファイリングに取り掛かれません。 あなたの身の回りにある書類が、一体どのようなカテゴリーに分類できるのかを考えましょう。

例えば:

「得意先」ごとや「プロジェクト」別、「社内通信」、「見積書」、「請求書」、「納品書」、「仕様書」、「会議資料」、「参考資料」、 「伝票」、「カタログ」類...etc

 このように、いろいろと分類できると思います。また、職種によっても仕分けする分類は異なります。あなたの職場に適した仕分け方をまずしっかりと把握しましょう。この部分が細分化できていないと、ファイリングする段階になって、「さて、一体どのフォルダに入れるべきか?」と言った問題が発生し、余計な時間を費やすことになります。

あまり、分類しすぎると、どこに入れていいか分からなくなるのは、わたしだけでしょうか?

ファイリング

ファイリングとは、

ファイリングとは、
書類の”しかるべき場所”を確立することである!



「昨日確かにここに置いた筈の書類がない!」といった経験は誰にでもありますよね。 (私はこれが多いです。)

探す努力は人一倍するのに、書類見つかったとたんに、ロスした時間を取り戻すのに一生懸命で、「なぜ紛失したのか?」を考える努力をする人は稀のようです。なぜこのようなことが日々繰り返させるのでしょうか?

 答えは非常に明快です。あなたの探さなければならなかった書類は、”あるべき場所が”決まっていないから紛失したのです。

 このファックスはここへ、あの伝票はこの中に、郵便物はこのトレーにと言うようにそれぞれの”あるべき場所”を決めてしまえば、このような書類の紛失による大捜索を数日おきに繰り返さなくてもよいのです。

 あなたのデスクは、朝出社した時と、晩に会社を後にする時とで、はどのような違いがありますか? 朝と晩のデスクの状態とを比較し、全く変化のないデスクが整理整頓された理想のデスクといえます。 書類の本来“あるべき場所”とは、デスクの端に積み上げられた書類の中ではないのです。

早速、明日から実践してみよう。


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